Como fazer o RH não perder tempo fechando as folhas de ponto

A tecnologia transformou a forma como diversas atividades são conduzidas dentro das empresas e o setor de RH não ficou de fora dessa nova ordem. E ele tem até nome: o chamado RH 4.0, que corresponde justamente ao uso de recursos tecnológicos para automatizar e otimizar alguns processos operacionais que são de responsabilidade do departamento de Recursos Humanos. Com isso, os profissionais especializados podem concentrar seu tempo e esforço em tarefas mais estratégicas, que vão contribuir com o crescimento do empreendimento.

Entre essas tarefas operacionais que podem ser automatizadas por um sistema está o controle da folha ponto. O fechamento dessas folhas é algo bem importante, porque registra a assiduidade e pontualidade dos profissionais. Se essas duas questões estiverem deixando a desejar, o gestor tem como saber e adotar medidas para reverter o quadro.

Processo demorado

O controle de ponto é obrigatório por lei para empresas com mais de dez funcionários, portanto, se a sua equipe é maior do que isso e você não adota nenhum sistema nesse sentido, já está infringindo a legislação vigente. O problema é que quanto maior é a organização e quantidade de colaboradores, mais tempo demora para o RH conseguir fazer o fechamento dessas folhas para então gerar qualquer tipo de relatório.

O que acontecia muito era que os profissionais de RH acabavam “perdendo” um tempo considerável nessa função, que também não podia deixar de ser realizada. É para atender a essa demanda que surgiram sistemas que ajudam a informatizar e automatizar o controle de ponto, evitando que o RH perca esse tempo precioso que pode ser dedicado a outras atividades que realmente exigem o conhecimento humano.

Sai o relógio, entra o tablet

O nosso sistema tem a proposta de substituir o tradicional relógio de ponto eletrônico por um tablet fixo na parede. Ali, cada colaborador pode fazer as suas marcações de entrada e saída de acordo com a sua matrícula, uma senha e foto, ou seja, é um método bastante seguro. Quando a informação é registrada no tablet (por exemplo: Fulano chegou às 9h15), ela é automaticamente enviada para um painel em nuvem, para ser registrada de forma muito mais prática.

Sem falar que os próprios gestores podem acessar e ajustar as ocorrências de ponto antes do departamento pessoal corrigir. Dessa forma os ajustes são mais assertivos pois em geral o líder de cada área está muito mais próximo do colaborador.

O RH continua tendo o importante papel de avaliar esses dados e verificar como os colaboradores estão se comportando em relação às regras de horário estabelecidas pela empresa, mas sem precisar retirar e registrar informações de um relógio de ponto manualmente, como acontecia até então.

Alternativa ao papel

Se a empresa ainda utiliza a folha ponto de papel, pode migrar dela diretamente para esse sistema informatizado. Além de ser mais prático, nesse caso, o registro no tablet também é mais seguro, sendo muito mais difícil de ser adulterado. Por isso, o profissional do RH vai trabalhar com números bem mais precisos para ter o panorama real das entradas e saídas de colaboradores.

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